Nous proposons actuellement notre démarche Kanban, dont l’objectif est d’appuyer une organisation dans l’implantation de Kanban. Vous pouvez relire le premier billet de la série intitulé : Des passionnés de Kanban.
Notre démarche se décline en 3 Jalons, est alignée sur les 6 Pratiques Kanban et supportée par un Roadmap de Gestion du Changement.
Cette semaine, intéressons-nous au premier jalon : INTRODUIRE
INTRODUIRE – « Révéler le système »
L’objectif de ce jalon est de rendre visible le système d’alimentation d’une équipe, l’état de l’ensemble du travail en cours et les règles et processus internes. Cette visibilité fournira l’information nécessaire à l’équipe et son écosystème (ses clients, ses parties prenantes et sa gouvernance) afin de mettre en place son processus d’amélioration continue, ce qui permettra d’optimiser la valeur générée par sa prestation de service.
Un point très important à noter: lors de ce premier jalon, pratiquement aucun changement n’est opéré sur le processus de travail, les rôles et les responsabilités des gens impliqués. Nous voulons observer le système tel qu’il est à l’aide d’indicateurs et d’observations factuelles. Ceci va fournir les informations nécessaires pour pouvoir amener les bons changements dans les prochains jalons.
Visibilité
Lorsqu’on se présente chez le médecin et qu’on lui dit :
Docteur, j’ai mal.
Il nous répond inévitablement :
Mais, où avez-vous mal exactement?
Pour pouvoir agir sur quelque chose, il faut le comprendre et pour le comprendre, il faut le voir. Il faut voir les opportunités d’amélioration, et ensuite il faut poser les bons gestes pour opérer un changement.
Le premier jalon va donc mettre en place divers éléments destinés à rendre visibles les informations nécessaires à la mise en route d’un processus d’amélioration continue.
Cible du jalon
La cible visée est la suivante :
- Un processus visuel et connu;
- Un système en amélioration continue;
- Un focus sur la qualité intégrée.
Description du jalon
À l’intérieur de la démarche, un jalon est un ensemble d’outils et de techniques à mettre en place afin d’atteindre une cible. Un jalon se décline en 6 sections, soit une pour chacune des pratiques de la méthode Kanban.
Une liste d’éléments de gestion du changement est attachée à chaque section. Ces éléments doivent être pris en compte pour appuyer l’implantation de Kanban et s’adressent à 4 clientèles:
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| Équipe | Gestionnaire | Client | Partie prenante |
Pour atteindre la cible du jalon, l’ensemble de ces outils et techniques ainsi que l’exécution des éléments de gestion du changement doivent avoir été complétés avec succès. L’objectif de la démarche n’est pas de décrire de façon détaillée l’implantation, mais de structurer les éléments principaux afin de laisser place à l’adaptation au contexte d’une équipe. Chez Facilité, la philosophie est ancrée dans la pragmatisme. Ce que nous conseillons est toujours en fonction du contexte dans lequel on intervient. Le rythme, la portée et la vélocité du changement sera variable d’un contexte à l’autre.
Visualiser le processus
- Représenter visuellement le processus;
- Définir le point d’entrée et le point de sortie du processus actuel.
| GESTION DU CHANGEMENT |
Équipe |
Gestionnaire |
Client |
Partie Prenante |
|---|---|---|---|---|
| Communiquer les objectifs de la démarche. |
X |
X |
X |
X |
| Exposer les objectifs de la transparence. |
X |
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| Respecter et soutenir la transparence du système. |
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X |
X |
X |
Limiter le travail en cours (WIP)
- Centrer l’alimentation autour d’un seul point explicite et visible;
- Limiter le travail en cours (WIP).
| GESTION DU CHANGEMENT |
Équipe |
Gestionnaire |
Client |
Partie Prenante |
|---|---|---|---|---|
| Expliquer pourquoi et comment le travail sera limité. |
X |
X |
X |
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| Comprendre et respecter le point unique d’alimentation. |
X |
X |
X |
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Optimiser le flux de travail
- Implanter la pratique de flux tiré;
- Suivre le temps de cycle.
| GESTION DU CHANGEMENT |
Équipe |
Gestionnaire |
Client |
Partie Prenante |
|---|---|---|---|---|
| Expliquer pourquoi et comment mesurer le temps de cycle. |
X |
X |
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| Expliquer pourquoi et comment gérer le travail en flux tiré. |
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X |
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| Expliquer comment travailler avec une équipe en flux tiré. |
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X |
X |
Rendre les règles explicites
- Identifier les types d’éléments de travail;
- Identifier les catégories de service;
- Formaliser une définition de prêt;
- Formaliser une définition de terminé par étape du processus.
| GESTION DU CHANGEMENT |
Équipe |
Gestionnaire |
Client |
Partie Prenante |
|---|---|---|---|---|
| Comprendre les règles du système |
X |
X |
X |
Identifier les cadences
- Établir la cadence d’alimentation du système;
- Établir la cadence de synchronisation du travail de l’équipe.
| GESTION DU CHANGEMENT |
Équipe |
Gestionnaire |
Client |
Partie Prenante |
|---|---|---|---|---|
| S’entendre sur la mise en place d’une cadence d’alimentation. |
X |
X |
X |
X |
| Expliquer l’objectif d’une rencontre de synchronisation. |
X |
X |
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| Expliquer comment exécuter une rencontre de synchronisation en Kanban. |
X |
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Améliorer en continu
- Introduire des rétrospectives;
- Introduire une cadence de rétrospectives.
| GESTION DU CHANGEMENT |
Équipe |
Gestionnaire |
Client |
Partie Prenante |
|---|---|---|---|---|
| Expliquer pourquoi et comment s’améliorer en continu. |
X |
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| Comprendre comment appuyer une équipe en amélioration continue. |
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X |
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À suivre prochainement
Je vous invite à surveiller ExcellenceAgile.com durant les prochaines semaines car nous allons dévoiler les 2 prochains jalons, soit le jalon STABILISER et le jalon PROPULSER.
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