Les 3 états d’une rétrospective

(English Follows)

Il est clair pour plusieurs experts Agile/Scrum que si vous ne devez appliquer qu’un seul élément de Scrum, vous devriez choisir de faire les rétrospectives.  Cet acte simple et régulier de révision du processus et de la dynamique d’équipe est la fondation même de l’amélioration continue.  Cet événement important n’est toutefois pas simple à animer, car étant donné que les gens parleront de leurs interactions et du travail de tous et chacun, le Scrum Master devra aider le groupe dans le développement de leur écoute et de leur communication.

En assumant que vous faites déjà ou que vous pensez faire de rétrospectives (rétro) de façon régulière, votre équipe Scrum va fort probablement être dans l’un des 3 états suivants :

Bruit  /  Efficacité  /  Stagnation

Bruit

Toutes les équipes que j’ai suivies sont passées par ces trois étapes. Les deux premières rétros sont toujours dans un état de Bruit où,  pour la première fois, les gens ont la parole et peuvent défiler la liste de problèmes qu’ils gardaient pour eux.  À ce moment, on vous parlera de la couleur du tapis, du manque de stylos bleus et de la machine à café. C’est normal, et c’est un moment critique où les gestionnaires/leaders pourraient, en posant les mauvais gestes, bloquer les canaux de communication avant même qu’ils n’aient le temps de s’ouvrir.  Il est important d’accepter tous les commentaires, ou au moins de reconnaître le point de vue de chaque personne et la guider dans la résolution du problème.  

Efficacité

Avec des rétros régulières, l’équipe va rapidement observer la résolution des bloquants mis en lumière pendant ces rétros. Cette réalisation, combinée avec la réduction du ‘Bruit’, va pousser l’équipe vers un état Efficace.  Une fois dans cette mentalité, ils vont régulièrement identifier des points d’amélioration concrets qui vont aider l’équipe à comprendre l’importance de la boucle d’amélioration continue pendant qu’ils se résolvent systématiquement. Bientôt, la rétro est un événement attendu et le fait de négliger une rétro résulte en une sensation de déconnexion.

Stagnation

Comme Ed Catmull* a dit lors de sa présentation ‘Keep your crises small’ donnée à l’université de Stanford en 2007; ‘Le succès cache les problèmes’ et les gens on tendance à éviter de pointer des erreurs quand les choses vont bien.  Aussi, une fois que l’équipe passe au travers d’une série de rétros ‘Efficaces’, les membres de l’équipe peuvent avoir une baisse de motivation, alors que leurs idées d’amélioration deviennent de plus en plus difficiles à trouver et que les gains diminuent.  Quand cela se produit, la responsabilité de ramener l’équipe dans un état Efficace repose sur le Scrum Master.  Cela peut être fait de différentes façons, mais ma solution préférée, que j’utilise systématiquement afin de prévenir la chute vers un état de Stagnation, est d’utiliser de façon périodique une rétro pour améliorer le produit plutôt que le procédé.  Pendant ces ‘rétros spéciales’, je demande à l’équipe de trouver des points d’amélioration pour le produit en utilisant les mêmes plans de rétrospective utilisés dans les rétros normales.  En plus de rafraîchir la perspective sur les procédés, ce truc augmente aussi l’engagement de l’équipe envers le produit.

*Président des studios d’animation Pixar et des studios d’animation Walt Disney

Phillipe Cantin

The 3 Stages of a Retrospective

Many Agile/Scrum experts agree that if you are only going to apply one part of Scrum, you should choose the retrospective.  The simple and regular act of reviewing the team’s processes and dynamics is the foundation of continuous improvement.  However, that important event is complicated to animate, and since people will be talking about their interactions and each other’s work, the Scrum Master will have to help the group as they develop their listening and communication skills.

Assuming you are either doing or planning on doing regular retrospectives (retros), your Scrum Team will most likely be in one of the following 3 stages:

Noise  /  Effectiveness /  Stagnation

Noise

Every team I have followed went through those three stages. The first couple of retros are always in the Noise stage where, for the first time, people have the mike and are allowed to lay out the laundry list of problems they have on their mind.  In the midst of that meeting, you will hear about the carpet color, the lack of blue pens and the coffee maker. It is a normal and critical time where managers/leaders could, through the wrong actions, block communication lines before they had a chance to open. It is important to accept all the feedback, or at least acknowledge the point of view of every person and guide them in the problem resolution.

Effectiveness

With regular retros, the team will soon witness the pragmatic resolution of different pain points they brought up at their retros.  This realization combined with the reduction of the Noise will move the team toward an Effective state. Once in that mindset, they will regularly identify concrete improvement points that will help the team understand the importance of the continuous improvement loop as the points systematically get resolved. Soon, the retro becomes an expected event and skipping one creates a weird feeling of being out of touch.

Stagnation

As Ed Catmull* said in his ‘Keep your crises small’ talk at Stanford University in 2007; ‘Success hides problems’ and people have a tendency to avoid pointing out errors when things are going well.  Also, once the team goes through a string of Effective retros, members can hit a motivational low point as their improvement ideas get harder to find and the gains get smaller.  When that happens, it is the Scrum Master’s responsibility to bring the team back to an Effective state. It can be done in several ways but one of my go-to solutions, which I systematically use to prevent the team from slipping into the Stagnation state, is to periodically use one of the retros to improve the product instead of the process. During these ‘special retros’, I ask the team to find improvement points for the product using the same retrospective plans we use during normal retros.  On top of refreshing the process perspective, this trick has the added benefit of improving the team’s engagement with the product.

*President of Pixar Animation Studios and Walt Disney Animation Studios

Phillipe Cantin

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