Cessez de jouer à Tetris avec votre temps

La surcharge est mère de tous les vices dans la philosophie Lean (Muri). C’est une plaie qui afflige la plupart des travailleurs intellectuels que je croise. La surcharge est tellement perverse que si vous en souffrez, vous ne vous en rendrez compte que trop tard. Voici quelques exemples de ce à quoi vous vous exposez:

  • Mauvaise prise de décision au quotidien;
  • Rater des dates limites;
  • Réduction globale de la productivité;
  • Augmentation de la charge mentale;
  • Fatigue professionnelle;
  • Aucun temps pour l’innovation;
  • Aucun temps pour l’apprentissage;
  • Aucun temps pour la collaboration (vous êtes un bloquant pour les autres);
  • Perte de motivation;
  • Attitude réactive et défensive, au lieu de proactive et constructive;
  • Sensation de perte de contrôle;
  • Perte d’efficacité dans vos communications (ex: envoi d’un courriel au lieu d’une conversation face à face, répondre sèchement par manque de temps, etc.)
  • Impossible de réagir efficacement aux imprévus/changements de plan;
  • Dégradation de votre santé mentale et physique;
  • Dégradation de vos relations professionnelles;
  • Être perçu comme quelqu’un de fermé et d’insensible aux priorités de ses collègues.

Comme elle empêche les interactions de qualité, qu’elle réduit la capacité à réagir promptement à l’imprévu et qu’elle limite les opportunités de collaboration, elle est aussi un frein majeur à l’agilité.

À jouer au héros qui éteignez tous les feux et qui êtes de tous les fronts, vous causez probablement plus de dommage que vous en prévenez (à vous et à votre entourage).

Comment savoir si quelqu’un est surchargé?

Sans un exercice de transparence de la part de la personne par le biais d’un outil comme un Kanban personnel, il est impossible de constater pleinement la surcharge. On peut par contre déceler certains signes qui ne trompent généralement pas.

Par exemple, à la question « comment ça va? », la personne surchargée répondra:

  • Ça va vite.
  • Ça n’arrête pas.
  • Ça roule.
  • Je peux pas croire qu’on est juste lundi.
  • J’ai hâte aux vacances.
  • Ça explose de partout.
  • Je sais plus où donner de la tête.

Si à la question « quand est-ce qu’on peut se parler? » la réponse se chiffre en jours/ semaines, c’est aussi un bon indice.

Si vous regardez son agenda et qu’on dirait une partie gagnante de Tetris, c’est un signe qui ne trompe pas.

Si vous lui parlez du dernier bon ouvrage technique que vous avez lu et qu’elle vous répond qu’elle n’a malheureusement pas le temps de lire/se tenir à jour, c’est probablement aussi un cas de surcharge.

Comment savoir si je suis surchargé?

Déjà, si vous vous êtes reconnu aux points précédents, vous êtes probablement surchargé. Si vous répondez « oui » à plusieurs des questions suivantes, vous êtes probablement aussi en état de surcharge ou très à risque:

  • Avez-vous tendance à dire oui à toute demande pour rendre service?
  • Acceptez-vous tous les rendez-vous que vous recevez, à la simple condition que votre horaire soit libre à ce moment?
  • Est-ce que vous planifiez d’avance vos activités à plus de 50% de votre capacité (plus de 4h de rencontres ou de travail actif par jour)?
  • Est-ce que vous avez tendance à faire du multi-tâches?
  • Êtes-vous constamment dérangé par des courriels, SMS ou appels téléphoniques?
  • Arrivez-vous régulièrement en retard à des rencontres/ateliers de travail?
  • Est-ce que vous n’avez aucune idée de ce qui se passe dans la vie (personnelle et professionnelle) de vos collègues/collaborateurs/employés?
  • Sentez-vous le besoin de prendre vos courriels de soir/de fin de semaine/au feu rouge pour vous garder à jour?
  • Pensez-vous à votre travail la nuit au coucher ou lors de périodes d’insomnies?

Ouf… juste à écrire ces lignes, je suis déjà épuisé! Est-ce que tout cela vous apparaît soutenable indéfiniment comme rythme?

Agile processes promote sustainable development. 
The sponsors, developers, and users should be able 
to maintain a constant pace indefinitely.

Quel est le remède?

Premièrement, verbaliser votre surcharge avec votre entourage est un bon premier pas.

Ensuite, prenez conscience de ce simple fait: la seule personne responsable de votre état, c’est vous. C’est à la fois une bonne et une mauvaise nouvelle. C’est toujours fâchant de se rendre compte qu’on est au cœur d’un problème. Par contre, ça veut aussi dire qu’on est au cœur de la solution.

Affichez vos travaux en cours et en attente sur un outil visuel (électronique ou physique). Je vous suggère un plan gratuit du logiciel SwiftKanban pour commencer, ou un tableau blanc et des Post-It.

Faites une purge de votre système. Sur votre outil, isolez les trois items qui ont le plus haut niveau d’urgence. Ciblez ensuite les trois suivants. Le reste attendra.

Ne commencez un nouvel item que si vous en terminez un. Si vous ne comprenez pas pourquoi, allez regarder un court vidéo sur http://personalkanban.com/pk/

Faites maintenant une purge de votre agenda. Regardez votre calendrier bien attentivement. Essayez d’enlever le plus possible:

  • Toute rencontre de suivi d’avancement. Développez des indicateurs visuels et faciles à mettre à jour et rendez-les disponibles pour consommation sans rencontre;
  • Toute rencontre dont vous n’êtes pas certain de l’objectif;
  • Tout atelier de travail dans la prochaine semaine qui ne fait pas partie des six éléments ciblés à l’étape précédente;
  • Toute plage horaire que vous avez préalablement réservé pour du travail;
  • Toute rencontre où vous pouvez déléguer quelqu’un;
  • Toute rencontre où votre expertise est redondante à celle de quelqu’un d’autre;
  • En général, toute rencontre qui ne sert pas à prendre une décision.

Protégez votre précieux temps

Si vous ne me croyez pas, vous pouvez toujours vous fier à Bill Gates et Warren Buffett (15:40 à 17:00):

Sans être une règle ferme, de manière générale, avant de commencer une semaine, votre agenda ne devrait pas être rempli à plus de:

  • 10% à 20% si vous êtes un producteur dans la chaîne de livraison de valeur;
  • 30% à 50% si vous êtes dans un poste de gestion ou de soutien à une équipe de livraison de valeur;
  • 50% si vous considérez que votre métier, c’est d’avoir des rencontres (courtier, coach, médecin, etc.);
  • Presque vide si vous êtes un CEO ou à un haut niveau exécutif.

Ne vous inquiétez pas, la vie fera en sorte que tout ce vide se remplira de lui-même en cours de route. Il ne s’agit ici que d’activités « planifiées ».

Maintenant, assurez-vous de contrôler l’accès à votre précieux temps. Avant d’accepter une invitation à une rencontre:

  • Assurez-vous de savoir pourquoi elle a lieu;
  • Si c’est une rencontre de suivi, offrez de transmettre un état des lieux par courriel;
  • Demandez toujours si vous êtes requis;
  • Demandez si vous êtes requis pour la totalité de la rencontre;
  • Si c’est moins formel, offrez d’accompagner la personne prendre un café au lieu de réserver une plage horaire;
  • Demandez autour de vous si quelqu’un partageant votre expertise a plus de disponibilité que vous et déléguez;
  • Si vous êtes simplement requis pour valider une décision, faites confiance à vos experts.

Ne dites pas non à tout! Mais choisissez prudemment. Même quand il s’agit de votre gestionnaire qui vous convoque. Une demande ne signifie pas nécessairement une commande.

Vous n’y arriverez peut-être pas seul

Malgré tout ces bons conseils, si vous vivez en mode surcharge depuis longtemps, il se peut que vos réflexes vous nuisent et que la surcharge revienne s’installer après peu de temps. Il est aussi fort probable que le système organisationnel dans lequel vous vous trouvez participe à la culture de la surcharge. Si c’est le cas, n’hésitez pas à faire appel à nos services. Je vous assure que même à court terme, le gain en efficacité vaut largement l’investissement.

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