Kanban Zombie

Le concept de Zombie Scrum existe déjà depuis un bon moment. Ne soyez pas en reste, le côté Lean de l’Agilité n’est pas immunisé contre cette calamité. Il est important pour vous d’en reconnaître les symptômes, car ce n’est malheureusement pas toutes les équipes qui ont un Rick Grimes du Kanban à leur bord.

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Qu’est-ce qu’un Kanban Zombie?

Comme son partenaire Scrum, le Kanban Zombie a toute l’apparence d’un Kanban bien ordinaire. Il y a probablement un tableau, des colonnes, des Post-it et des limites de WIP. C’est le cœur et l’âme qui lui manquent. C’est un outil sans système de valeurs. C’est un zombie: il mange les cerveaux des gens sains qui l’entourent.

Les principaux symptômes

#1: Aucun cœur à l’ouvrage

L’équipe qui opère un Kanban Zombie participe à la réunion quotidienne et fait des rétroactions. Lorsqu’elle est bloquée, c’est parce que c’est la vie et qu’on ne peut rien y faire. S’il y a trop de WIP, c’est parce que c’est la vie et qu’on peut rien y faire. Les plans d’action des rétroactions? On ne peut pas les faire parce qu’il y a trop d’urgences et c’est la vie et on ne peut rien y faire. Au final, à quoi ça sert d’essayer?

#2: Une île au milieu de l’océan

Le Kanban Zombie n’en a que faire des autres. Si la livraison a échoué, c’est la faute de l’équipe de livraison. Si le tableau est vide, c’est la faute du responsable de la priorisation. Si elle est bloquée, c’est la faute du client. Le Kanban Zombie n’est là que pour satisfaire à sa propre existence. Pire encore, les membres de l’équipe sont aussi des îles qui se passent du travail d’une main à l’autre en se blâmant mutuellement que le travail n’est pas bien fait.

Le Kanban Zombie protège son territoire. Si le travail à faire n’est pas habituel, ce n’est pas son travail et c’est ailleurs que ça doit se faire. Gare aussi à ceux qui oseraient faire du travail de leur côté qui devrait appartenir au Kanban Zombie. Ceux-là s’exposent à des mesures disciplinaires.

#3: L’urgence de livrer n’existe pas

Tâche bloquée? Pas grave, on peut en commencer une autre, il y en a plein dans le backlog. Tâche qui dépasse l’objectif de délai de service? Pas grave, c’est un objectif interne qui n’est pas affiché au client de toute façon. Tâche qui traîne sur le tableau depuis des mois? Pas grave, personne ne s’est plaint.

#4: Aucun désir de s’améliorer

Pour le Kanban Zombie, s’améliorer c’est si on a du temps libre (et on n’en a jamais). L’amélioration, personne ne semble s’en soucier. Le gestionnaire ne s’y intéresse pas et n’est pas présent aux rétrospectives. Il n’y a aucun facilitateur dans l’équipe pour animer les rencontres. Les rétrospectives sont ennuyeuses et on s’y plaint plus qu’on y trouve des pistes de solution.

L’équipe sait qu’il y a des points à améliorer, mais elle pense qu’elle n’a aucun contrôle sur son propre succès. Ce sont les autres qui devraient s’améliorer pour régler nos problèmes. On veut éduquer le client ou lui fermer la porte quand ses demandes sont mal préparées.

Certaines espèces de Kanban Zombie pensent qu’ils vont déjà très bien et qu’il n’y a rien à améliorer.

#5: Les règles, c’est pour les autres

Que faire quand la limite de WIP est atteinte en Kanban Zombie? On la défonce ou on commence quelque chose en douce sans l’afficher. Dans quel ordre tirer le travail? Dans l’ordre des tâches qui me tentent le plus. Ce n’est pas grave si je m’absente d’une rencontre Kanban ou d’une rencontre d’alimentation. Le gestionnaire n’a pas besoin de passer par le responsable de la priorisation (ou toute mécanique de priorisation en place) pour ajouter du travail sur le tableau. Il peut même l’assigner directement. Il y a peu de discipline autour d’un Kanban Zombie.

Les causes

#1: Des valeurs divergentes

Comme je l’ai déjà exprimé dans un article précédent, Kanban est basé sur un ensemble de valeurs. Lorsque certaines de ces valeurs sont absentes ou déficientes dans l’organisation, il est facile pour un système Kanban de se « zombifier ».

#2: Un manque d’auto-organisation

Si le style de gestion de l’organisation tend vers la micro-gestion, on pourra voir des processus imposés aux équipes et une abondance de contraintes entourant le choix du travail par les employés. Ce focus sur l’efficacité opérationnelle plutôt que sur l’efficacité du flux de valeur provoque un désengagement des équipes envers l’amélioration continue et la qualité de la production.

#3: Un leadership faible

Le Kanban en santé profite pleinement d’un leadership fort, autant au niveau de la hiérarchie que des employés. Lorsque ce leadership n’est pas adéquatement distribué, on assiste alors à l’apparition de zombies dans la population. Comme les zombies n’ont pas l’habitude de stimuler et d’inspirer le changement chez les autres, le Kanban Zombie ne tarde pas à prendre toute la place.

#4: Une adoption partielle des pratiques

Comme pour son cousin le ScrumBut, le Kanban Zombie souffre de l’abandon de ses pratiques ou de l’adoption partielle de celles-ci (du KanBut?). Voici un petit rappel des règles à suivre pour conserver un Kanban en santé:

  • Visualiser;
  • Limiter le WIP;
  • Gérer le flux;
  • Rendre les règles et les politiques explicites;
  • Créer des opportunités de rétroaction;
  • S’améliorer collaborativement en évoluant expérimentalement.

Trop d’implantation Kanban s’arrêtent à la première pratique. Dans un environnement de travail où il y avait peu de transparence avant le tableau Kanban, il est vrai qu’on verra rapidement une amélioration de l’efficacité. Par contre, sans l’application de tous les principes, votre Kanban risque fort de devenir un Kanban Zombie.

Faites attention à des phrases comme:

  • Les limites de WIP, c’est bien, mais trop bas, ça donne l’impression qu’on ne fait pas grand-chose;
  • C’est important l’amélioration continue, mais il ne faut pas faire uniquement de l’amélioration continue;
  • Les rétrospectives, c’est essentiel, mais ça coûte cher toutes ces réunions où tout le monde jase;
  • Ce serait plus simple si une seule personne était en charge d’améliorer nos méthodes et de nous proposer un processus.

Les remèdes

#1: Discutez-en collectivement

La première chose à faire lorsqu’on est en face d’un Kanban Zombie, c’est de discuter honnêtement de la problématique. Les participants à un système Kanban devenu zombie sont rarement heureux de la situation. La simple constatation collective du piètre état de santé de notre système Kanban suffit bien souvent à lui donner un second souffle.

#2: Brisez les silos entre les systèmes

Si vous avez plusieurs équipes qui opèrent un Kanban, organisez des espaces de discussions afin qu’ils échangent sur leurs difficultés. Comme la cause principale d’un Zombie Kanban réside dans la déconnexion entre les valeurs organisationnelles et les valeurs Kanban, les équipes risquent d’avoir des problématiques similaires autour de ces enjeux.

Si, en plus, dans ces équipes vous en avez qui fonctionnent, elles pourront partager la recette de leur succès avec les autres équipes plus en difficulté.

#3: Demandez de l’aide

Si vous en avez l’opportunité, vous adjoindre d’un conseiller compétent en Kanban peut faciliter grandement le retour à la pleine santé du système. Certains concepts Kanban peuvent paraître contre-intuitifs lorsqu’ils sont introduits dans des contextes où la gestion de capacité et le multitâches sont encouragés.

Un formateur compétent pourra bien expliquer ces concepts par le biais d’ateliers pratiques et de mises en situation qui permettront à vos employés et collègues de bien saisir l’importance de limiter le WIP ou de cadencer l’alimentation du système, par exemple.

#4: Redémarrez le système

L’un des remèdes les plus utilisés en informatique! Ça fonctionne très bien aussi au niveau d’un système de livraison. Repassez par les étapes de la méthode STATIK ou repassez par la phase d’introduction de notre livre blanc. Les problèmes de l’équipe et les objectifs d’amélioration ont sûrement évolué depuis le début de l’utilisation Kanban.

Survivez!

Surtout, ne perdez pas espoir et n’abandonnez pas! Kanban a été pensé afin d’apporter de la flexibilité, de la stabilité et de la sécurité pour les gens impliqués dans votre système de livraison. Si vous avez un Kanban Zombie autour de vous, n’hésitez pas à agir!

N’oubliez pas dans vos actions que les individus sont très rarement responsables de la situation. Ils font simplement partie d’un système qui ne les stimule pas.

Améliorez le système, améliorez tout!

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