Prioriser par coût du retard (cost of delay)

Le coût du retard est un concept très puissant afin d’aider à la priorisation d’un élément de travail en Kanban.  Cet outil ne remplace pas les techniques de coût d’opportunités utilisées en finance, mais peut servir de guide dans la prestation de travail de notre équipe/service.

4 cas de figures

(Extrait du Essential Kanban Condensed)

archetype

Ces courbes sont des archétypes généraux souvent rencontrés en entreprise.  Même utilisées de manière simplement qualitative (uniquement en ordre de grandeur), nous pouvons rapidement discriminer les grandes familles de priorisations.

Immédiat (Expedite)

immediat

Les immédiats sont traités avec le plus haut niveau d’urgence par les équipes Kanban.  Les coûts de ce problème/enjeu sont importants et sont en croissance rapide.  La décision est facile : agir immédiatement!

Date fixe

date_fixe

Le traitement des éléments à date fixe et le moment de prendre un engagement à les réaliser dépend essentiellement du temps dont nous disposons pour agir.  Il est recommandé d’utiliser votre historique et votre niveau de service pour détecter la fenêtre raisonnable et choisir le bon moment.   Se lancer trop tard nous mets à risque d’échouer et payer la pénalité du retard.  Se lancer trop tôt nous prive d’options qui génèrent de la valeur dès qu’elles sont réalisées.

Exemple :

Question : Quel est le dernier moment responsable pour acheter les cadeaux de Noël?

Réponse : ça dépend!

  1. Ça dépend du temps pris pour les acheter, et les emballer;
  2. Si on fait le choix trop tôt, ça devient taxant de changer d’idée;
  3. Si on veut être certain d’avoir du choix;
  4. Si on a l’argent ou pas (veut-on payer de l’intérêt pendant 6 mois avant de le donner?);
  5. Etc.

Standard

standard

Les éléments standards sont souvent ceux qui génèrent de la valeur immédiatement.  Plus on les fait tôt, plus c’est payant.  Si on tarde trop, nous aurons du retard sur le marché et aurons raté « la manne ».  La priorisation adéquate en tenant compte du ratio valeur/effort est cruciale pour livrer un maximum de valeur.

Intangible

intangible

On retrouve dans la catégorie intangible les éléments qui ont peu de valeur dans l’immédiat, mais vont éventuellement être requis avec une haute priorité.  Il est bon d’avoir parmi le lot d’options préparé pour l’équipe une certaine quantité d’éléments intangibles.  On les reconnaît facilement en parlant de ceux-ci comme « Faisons ça par temps perdus, un petit pas à la fois ».  On y retrouve des éléments d’amélioration continue de l’équipe, du remboursement de dette technique ou évolutions très long terme demandées par les clients.

Ce profil d’item peut écoper des irrégularités du système Kanban sans grande perte de valeur:

  1. Être facilement interrompu si un immédiat est demandé;
  2. Être mis de côté au profit d’un élément dont l’engagement est à risque.

Autre technique complémentaire – matrice de priorisation

Une appréciation qualitative des éléments de travail peut être complémentaire et combinée au coût du retard.  On peut qualifier le travail dans une matrice qui combine la visibilité et la nature de l’élément :

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En combinant cette matrice et l’analyse des coûts du retard, la discussion est beaucoup plus riche.  Le lot d’option choisi et les politiques de flux tiré de l’équipe vont faire progresser le maximum de valeur vers la livraison.

Exercice – Priorisez les éléments suivants :

Élément de travailMatrice de priorisationCoût du délaiNotes

Élément de travail Matrice de priorisation Coût du délai Notes
Se conformer à une nouvelle norme fédérale de sécurité des transactions électroniques avant la fin de l’année TI/Valeur affaire s(Infrastructure) Amende de 1M$ Modifier le site transactionnel demande 1 mois de travail.
Mise en ligne d’un nouveau produit pour une clientèle en croissance Visible/Valeur affaires (Fonctionnalité) Plus on attend, plus les compétiteurs gagnent du terrain et engrangent des revenus dont on pourrait profiter. Le volet TI du produit peut être découpé et les premiers morceaux peuvent être livrés rapidement.
Nos utilisateurs internes doivent répéter certaines opérations qui sont parfois mal enregistrées (il y a une technique de contournement) Invisible/Pas de valeur affaires (Dette technique) La technique de contournement fonctionne depuis 6 mois, sans incident.  Cependant, un jour, quelqu’un va oublier de faire la technique de contournement et ça va lever en urgence et mettre le département sur le pied de guerre pendant un bon moment. Fonctionnalité de progicielle, longue à déboguer
Nos utilisateurs demandent des options par défauts pour accélérer la saisie et sauver du temps Visible/Valeur affaires (Fonctionnalité) Le temps perdu crée de l’attente chez nos vendeurs qui auraient plus de temps pour servir nos clients une fois l’élément livré… Il n’y a pas de danger: lorsque l’option est oubliée, un message d’erreur empêche d’avancer dans le processus, c’est juste qu’il faut toujours cocher les 3 mêmes options…

Pour aller plus loin – WSJF

La priorisation par valeur peut être quantifiée, pour aller plus loin, je vous recommande l’excellent article de mon collègue François Papa.

Références

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