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Note super importante : La majorité du texte suivant est issu d’une traduction automatique « ajustée » par moi. En cas de doute sur le sens des phrases, voir l’original 

Objectif principal

Comprendre la mécanique du Kanban à l’aide d’une référence que tous connaissent peu importe leur réalité de travail.

Quand et comment utiliser le jeu de pizza kanban

Si vous voulez comprendre ce qu’est Kanban et pratiquer certains concepts Lean dans un environnement en dehors de votre travail quotidien, alors le jeu Pizza Kanban est pour vous!

Objectifs d’apprentissage

Quels sont les objectifs d’apprentissage du jeu? Nous voulons que les participants:

• Découvrent comment un système Kanban émerge d’un processus existant (comme nous le faisons dans le monde réel)
• Découvrent tout un système Kanban (par opposition à se concentrer uniquement sur le tableau Kanban et à la mécanique liée)
• Comprennent que les tableaux  sont dépendants du contexte: pour un processus donné, il existe de nombreux modèles de tableaux différents qui sont utiles et adéquats, mais pas nécessairement un seul tableau optimal
• Comprennent les effets de la limitation de votre travail en cours « WIP »
• Expérimentent l’auto-organisation et l’adaptation
• S’amusent!

Chaque équipe reçoit le papier de différentes couleurs, ciseaux et autres matériaux. Ils vont couper et assembler de ceux-ci pour former des tranches de pizza selon la recette donnée.

Préparation

• Voir les diapositives de support au bas du billet
• Assurez-vous que vous avez le matériel adéquat!
• Il devrait y avoir au moins quatre personnes par équipe
• Le jeu peut être joué avec une équipe, mais il est plus amusant avec plusieurs équipes et un peu de saine concurrence
• (Facultatif) S’il y a un nombre impair de personnes, envisagez de demander à quelqu’un d’agir en tant qu’observateur, effectuer l’assurance qualité et de mesurer le temps de passage

Le déroulement du jeu

1. Créez un processus implicite

Kanban commence toujours où vous êtes, à partir d’un processus existant. Au début du jeu nous laissons les équipes se familiariser avec les pièces de papier et les contraintes par la construction d’autant de tranches de pizza (hawaïenne) que possible.

Présenter une tranche préfabriquée de pizza hawaïenne aux équipes et expliquer de quoi elle est composée

• Une tranche de base de pizza (papier triangle)
• La sauce tomate (marqueur rouge)
• Trois tranches de jambon (Post-Its roses)
• Trois tranches d’ananas (Post-Its jaunes).

La sauce tomate recouvre bien le fond de pizza et les garnitures sont soigneusement découpées et distribuées uniformément sur la pizza.

Montrer la plaque du four et expliquer comment cela fonctionne. Il peut y avoir un maximum de trois tranches de pizza dans le four en même temps. Le temps de cuisson est d’au moins 30 secondes. Aucun ajout ou la suppression de tranches pendant la cuisson!

Ensuite, demander aux équipes de produire autant de pizzas qu’ils peuvent, tout en essayant d’éviter le gaspillage (c’est-à-dire de matières premières préparées mais non utilisées). Lorsque vous décidez que c’est le moment (après 5-7 minutes ou plus) tapez dans vos mains et dites-leur d’arrêter.

2. Présentez Kanban

À la fin de la ronde initiale, introduire Kanban et les pratiques Kanban de base.

Les pratiques de Kanban de base:

• Visualisez le flux de travail
• Limitez le travail en cours (WIP)
• Gérer le flux
• Mettre en œuvre des boucles de rétroaction
• Rendre les politiques de processus explicites
• S’améliorer collaborativement

Ensuite, expliquer le système de notation et laisser chaque équipe calculer leur score. Le système de notation est conçu pour promouvoir la limitation du WiP et sert également comme une mesure indirecte des flux. Recueillir les scores et de les écrire dans une matrice sur un tableau blanc ou flip chart.

Demandez aux équipes de visualiser le flux de travail et de rendre le processus explicite en introduisant des entrepôts de stockage pour les matériaux de production (fonds de pizza, tranches de jambon, etc.). Ne pas essayer d’optimiser le flux de travail maintenant, juste documenter comme il a émergé au cours de la première ronde.

Demandez aux équipes de limiter leur travail en cours. Avaient-ils des matériaux qui se sont accumulés et sont devenus des déchets à la fin de la ronde? Quelle serait une limite raisonnable pour WiP cette étape et pour les autres étapes?

Que diriez-vous de la qualité de la pizza? Est-ce que les équipes ont coupés les coins ronds? Les fonds de pizza doivent être de la même taille et bien recouvert de sauce tomate, et les garnitures doivent être bien coupées et uniformément répartie.

Avant le prochain tour, jeter les pizzas livrées mais gardez les matières premières non utilisées incluant les pizzas non cuites sur la table.

3. Deuxième tour avec le système Kanban établi

Maintenant, faites un tour avec votre système Kanban nouvellement créé. Encore une fois, ne pas donner d’indications de quand la ronde se terminera, finir quand vous en avez envie (après 5-7 minutes). À la fin de la ronde exécuter un débriefing et compter les points.

Puis donner les équipes d’une minute pour réfléchir sur ce qui a et n’a pas fonctionné dans leur système, et une minute pour la reconstruction du flux de travail. Dites-leur de jouer avec le flux de travail et d’essayer différentes limites de WIP.

4. Troisième tour, l’extension du système

Rendre le jeu un peu plus complexe par l’introduction de commandes de clients et une nouvelle recette Pizza à la roquette. Les commandes peuvent contenir plus d’une pièce et le type de pizza et l’équipe obtient des points seulement lorsque la commande est remplie. La pizza à la roquette ne contient pas de jambon ni d’ananas, seulement sept morceaux de salade de roquette (Post-Its verts). Malheureusement la roquette brûle facilement et doit donc être ajouté qu’après que la pizza ait été sortie du four.

Permettre aux équipes quelques minutes pour discuter et améliorer leur système. Exécutez le tour. Débriefing, mesurer les points.
Donner aux équipes une minute pour réfléchir à ce qui a bien fonctionné et ce qui ne l’a pas dans leur système, et une minute pour la reconstruction du flux de travail et d’ajuster les limites de WIP.

5. Quatrième et dernier tour

Permettre aux équipes quelques minutes pour discuter et améliorer leur système. Exécutez le tour. Débriefing, mesurer les points.

6. Du jeu au véritable tableau Kanban

La dernière étape dans le jeu est de visualiser le processus qui est actuellement dessiné sur les tables à l’aide de ruban de peintre et de créer quelque chose qui ressemble à un véritable tableau Kanban.

Demandez aux équipes de revenir sur le jeu, dessiner le flux sur un tableau (y compris les limites WIP) et lui donner l’air agréable en utilisant des matériaux de papier et des pizzas produites pendant la partie.

7. Débriefing

Ayant l’expérience du jeu Pizza Kanban tout frais en mémoire et plusieurs tableaux Kanban affichés, il est maintenant très facile d’identifier les pratiques Kanban.

Visualiser le flux de travail

Avec la production physique de la Pizza du flux de travail est toujours présent, et en tirant le flux de travail, nous allons créer un modèle que nous pouvons utiliser pour réfléchir sur le processus actuel.

Notez que le flux de travail peut être représenté de plusieurs façons. Le fait que certaines pizzas vont dans le four avec des garnitures et certains sans peut être décrit en utilisant des balises, des couloirs, les processus non-linéaires ou un certain nombre d’autres méthodes. Au cours de la partie, chaque équipe a créé un flux de travail qui fait sens dans leur propre contexte de personne, de ressources et de goulots d’étranglement.

Limite WIP

Tout au long du jeu, les goulots d’étranglement intégré dans les files d’attentes ont causés des piles (accumulations). Cela est intentionnel. Pendant le jeu, les équipes ont introduit des limites sur les travaux en cours (WIP) pour s’assurer qu’ils produisent les bonnes choses et pour éviter de perdre des points pour les matériaux inutilisés. Les participants ont constaté que les limites sont plus que de simples limitations: ils guident le comportement des gens. Les gens ont tendance à interagir davantage sur la production, communiquer davantage et s’entraider en cas de besoin.

Gérer flux

Kanban fonctionne mieux lorsque le travail avance bien à travers le système. Normalement, vous devriez augmenter le débit en mesurant et en minimisant le temps de passage. Malheureusement cela prendrait trop de temps à l’animateur, donc dans le jeu Pizza Kanban nous utilisons un système de notation qui est mis en place pour sanctionner les stocks et déclencher un comportement d’écoulement-optimisation similaire.

Dans les premiers tours du jeu, il y a une tendance à préparer des petits stocks de matières à l’avance. Dans tours subséquents l’équipe apprend à tenir un inventaire bas et maintenir le flux en resserrant les limites de WIP.

Mesure du débit dans le jeu Pizza Kanban pourrait être très instructif, mais vous aurez besoin d’un co-animateur pour ce faire.

Autres choses à considérer

L’environnement physique: Avez-vous des arrangements de table qui affecte le flux de travail initial? La façon dont le flux a évolué?

La dynamique de groupe: Comment les différents membres de l’équipe participent à la conception du flux de travail?

Questions, réponses, Trucs et astuces

Pouvons-nous prendre les matières premières non utilisées et de les utiliser dans le prochain tour?

Oui, vous êtes censé faire exactement cela. Les tranches inutilisées de jambon, ananas, salade de roquette et de fonds de pizza sur la table vous donnerons bien sûr des points négatifs à la fin de chaque tour.

Pourquoi ne pouvons-nous pas avoir un grand chronomètre et faire des tours d’exactement six minutes?

Si l’équipe ne sait combien de temps il reste, ils vont commencer à diminuer la cadence une minute d’avance, afin de minimiser les déchets. Bien que minimiser les déchets soit bon, nous voulons que les équipes le fassent alors que le travail est toujours en cours. Dans la pratique, quelque chose entre cinq à sept minutes semble être bien.

L’équipe demande un four supplémentaire, dois-je leur donner?

Non Pour chaque goulot d’étranglement que vous retirez, il faut un certain temps avant que le  flux de travail de travail se stabilise et qu’un nouveau goulot d’étranglement émerge. Répétez cette opération deux ou trois fois, et le jeu est terminé. Alors quel sera le résultat du jeu? L’équipe n’aura jamais appris à faire face à des goulots d’étranglement par elle-même. Au contraire, ils auront appris qu’ils peuvent se plaindre du goulot d’étranglement et qu’il sera magiquement enlevé.

Le jeu est trop lent, les équipes ont besoin de plus de pression pour faire avancer les choses.

Toutes les équipes sont différentes et l’absence de pression visible n’est pas nécessairement mauvaise. Laissez le jeu émerger et ne pas pousser les équipes dans un script fixe. Observez ce qui se passe en douceur, renforcez les bons comportements et de réprimer les comportements indésirables. Cela dit, si vous vous sentez que les équipes ne sont pas en train de faire de leur mieux, essayez de créer un peu plus de concurrence entre les équipes. Vous pouvez également demander aux équipes de mesurer et d’améliorer le temps de passage.

Certaines équipes travaillent trop vite et faire des pizzas laides. Comment dois-je aborder cela?

Rendre visible, rendre explicite. Souligner la différence de qualité à toutes les équipes et leur demander de se mettre d’accord sur le niveau de qualité. Ils pourraient par exemple désigner une personne d’assurance qualité conjointe pour examiner et accepter les livraisons de pizza, rédiger une définition de terminé ou de faire une Pizza standard de référence.

Voici les slides pour faire l’atelier :