Je trouve que l’une des choses les plus difficiles à enseigner sur le plancher est la limitation des travaux en cours. Il y a beaucoup d’éléments qui sont contre-intuitifs lorsqu’on demande à des individus d’avoir un focus accru sur un nombre réduit d’éléments et qu’il y a toujours énormément de travail qui nous attend dans le détour.

Si vous avez besoin d’un petit rafraîchissement du pourquoi il faudrait travailler sur moins de choses à la fois, j’ai déjà écrit un petit truc là-dessus.

Quand on décide de s’y mettre, plusieurs difficultés viennent du contexte organisationnel:

• Gestionnaire qui assigne du travail avec un focus sur l’occupation maximale;
• Il y a un énorme backlog de demandes qui attend;
• Le temps doit être saisi dans un outil de suivi à la minute près et dans la bonne tâche;
• Il n’y a pas d’endroit pour saisir du temps d’attente ou du temps d’amélioration continue dans l’outil de suivi de temps;
• Dans l’entreprise, avoir l’air occupé est un signe de succès;
• Dans l’entreprise, avoir l’air inoccupé est un signe de paresse.

Ceci dit, une fois le contexte adressé et corrigé, les individus ont beaucoup de difficulté à se détacher de cette mentalité. Voici quelques types de personnalité que j’ai rencontrés dans la dernière année et qui participent à la surcharge de leur système.

Le solitaire

Il n’a jamais besoin d’aide et n’accepte l’aide de personne. Sa spécialité est si pointue qu’il serait absurde que quelqu’un d’autre puisse l’apprendre. Il est très protectionniste par rapport aux items qui sont sous sa responsabilité.

L’exception

Il est persuadé qu’il est excellent dans le multi-tâches. Il pense même qu’il est meilleur quand il travaille sur plusieurs dossiers à la fois. Il dit souvent qu’il est très à l’aise quand il est très occupé et qu’il n’aime pas ne rien faire. Tout va toujours très vite dans le monde de L’exception.

Le « Tant qu’à… »

« Tant qu’à être là-dedans, aussi bien faire ça et ça, et ça aussi. »

Le délinquant

Il est un peu comme l’exception, mais par rapport aux règles d’équipe. Les limites de WIP ne le concernent pas. La définition de Terminé, c’est pour les autres. Il affiche seulement le travail qu’il croit pertinent d’afficher.

Le cachottier

On ne sait jamais sur quoi il travaille réellement. Il donne peu de rétroaction et il montre son travail aux autres seulement lorsqu’il a terminé.

Le protectionniste

Lorsqu’un collègue se cherche du travail et que lui en a plein, il cherchera à protéger ce qui lui appartient. De toute façon, il est le plus compétent pour finir le travail. Il l’a commencé et il est bien avancé, ce donc serait une perte de temps que quelqu’un d’autre s’en mêle à ce point-ci. « Ça ira plus vite si c’est moi qui termine. »

Le collectionneur

Il veut faire partie de toutes les initiatives. Il a la main dans tout et partout. Il confond souvent « être responsable de » et « exécuter ». Tout tombe sous sa gouverne ou dans son champ d’expertise et il aime tout voir passer. Il est très souvent volontaire lorsqu’on a besoin d’un responsable.

Le rêveur

Il a toujours plein d’idées sur tout. Ses idées sont bonnes, mais il est rarement aux commandes de leur exécution. Il laisse dans son sillage plein d’items de travail qui s’ajoutent à la pile déjà grande de ses collègues.

Quelle est votre attitude par rapport au travail?

Chacun de ces comportements nourrit le problème de l’excès de travail à sa façon. Êtes-vous capable de vous identifier à l’un ou l’autre de ces exemples? Le premier pas vers une transformation de soi est de s’avouer à soi-même que certains de nos comportements sont à revoir.

Si vous arrivez à admettre que vous êtes dans l’une ou l’autre de ces catégories, vous avez déjà fait un pas dans la bonne direction!