Les équipes travaillant en mode Agile sont plus que familières avec la mêlée quotidienne ou le daily Scrum. C’est le point d’inflexion entre deux journées de travail pour une équipe Scrum ou Scrumban. C’est le moment où l’on se réunit pendant 15 minutes, debout, souvent autour d’un tableau, qu’on se synchronise en équipe, qu’on soulève nos bloquants et qu’on s’engage sur un plan de match pour les 24 prochaines heures.
Dans le cadre Scrum il est primordial pour une équipe d’utiliser judicieusement et rigoureusement ce point de synchronisation et d’engagement, mais qu’en est-il lorsque plusieurs équipes travaillent sur un même projet? Est-ce qu’on doit faire des mêlées quotidiennes à 20 personnes? À 30? 40? 50!?!? Absolument pas. Alors comment on peut synchroniser toutes ces équipes?

Le Scrum de Scrums comme outil de synchronisation de projet

À l’intérieur d’un projet composé de plusieurs équipes Scrum, on utilisera le Scrum de Scrums afin de synchroniser ces équipes spécifiquement sur les dépendances qui existeront au sein des fonctionnalités sur lesquelles les équipes travaillent.

Description

Le Scrum de Scrums se décrit comme suit :

• Une rencontre de synchronisation lorsque plusieurs équipes Scrum travaillent sur un même projet;
• On y expose les obstacles liés aux dépendances entre les équipes;
• Composé d’au moins un représentant par équipe (pas nécessairement le Scrum Master);
• On peut limiter le Scrum de Scrums à 15 minutes si la rencontre a lieu à tous les jours (en ajustant la longueur en fonction de la fréquence et du nombre de personnes présentes);
• Il est nécessaire de visualiser l’état des dépendances durant la rencontre (par exemple en utilisant une matrice de dépendance).
• Une personne agira comme Scrum Master de la rencontre afin d’en assurer la facilitation;
• On peut adapter les trois questions d’une mêlée quotidienne pour faire le tour de table :
  • Qu’est-ce que mon équipe à accomplie depuis le dernier Scrum des Scrums concernant les dépendances?
  • Qu’est-ce que mon équipe planifie faire concernant les dépendances d’ici le prochain Scrum de Scrums?
  • Quels sont les obstacles ayant émergé dans mon équipe concernant les dépendances?

Objectif

L’objectif de cette rencontre est d’établir un plan d’actions destiné à adresser les différents obstacles qui seront soulevés. L’équipe de Scrum de Scrums s’engage donc à faire tomber ces obstacles afin d’assurer l’avancement du projet.

Il est important d’offrir une visibilité sur les obstacles soulevés lors du Scrum de Scrums et sur les actions sur lesquelles l’équipe s’engage. L’utilisation d’un tableau physique et la communication de ces informations à l’ensemble des intervenants du projet sont deux exemples d’outils qui favorisent la transparence et la circulation de l’information.

Une adaptation du Scrum de scrums : un outil de transition agile

Lors d’une transition vers l’Agilité, on peut adapter le principe du Scrum des Scrums pour venir appuyer cette transition. On a dit que le Scrum des Scrums est utilisé pour aligner et coordonner plusieurs équipes sur le même projet. Ainsi, en considérant la transition comme un projet, on peut utiliser ce principe pour venir alimenter la transition et s’attaquer aux obstacles rencontrés.

Pour appuyer une transition Agile, on crée souvent une entité en charge de définir la vision de la transition, assurer un alignement organisationnel et adresser les bloquants à la transition. Ainsi, en appliquant le principe de Scrum de Scrums, on reproduit cette dynamique mais à des niveau plus bas à l’intérieur de l’organisation. L’objectif est le même qu’au niveau organisationnel mais à plus petite échelle, en descendant vers les équipes et les individus dans ces équipes. On peut ainsi aligner la vision et les objectifs des plus hauts niveaux avec les actions et les efforts investis dans les niveaux inférieurs. On met également en place une dynamique d’escalade des bloquants.

Description

La version « transition Agile » du Scrum des Scrums se décrit de la même manière que la version traditionnelle avec certaines différences :

• Rencontre de coordination de plusieurs équipes en transition Agile. À l’intérieur d’un même service, ou d’une même direction;
• On y expose les bloquants à l’avancée de la transition vers l’Agilité;
• On aligne ces bloquants en fonction des objectifs de la transition;
• On peut limiter la rencontre à 15 minutes si elle a lieu à tous les jours (en ajustant la longueur en fonction de la fréquence et du nombre de personnes présentes);
• Il est nécessaire de visualiser l’état des obstacles durant la rencontre. On peut utiliser un tableau Kanban classique (À faire, en cours et terminé) par exemple;
• On peut adapter les trois questions d’une mêlée quotidienne pour faire le tour de table
  • Sur quels obstacles mon équipe a travaillé depuis la dernière rencontre?
  • Sur quels obstacles mon équipe va travailler d’ici la prochaine rencontre?
  • Quels sont les nouveaux obstacles ayant émergé dans mon équipe?

Un Scrum de Scrums de ce type est également une excellente façon d’impliquer d’autres intervenants majeurs dans une transition Agile. Par exemple les utilisateurs, les équipes de pilotages, les architectes, etc. On veut également utiliser cette dynamique afin de briser des silos. En effet, en réunissant différents intervenants en Scrum de Scrums avec une stratégie de coupe transversale d’un organigramme, on appuie la guerre aux silos.

Objectif

L’objectif est le même que pour un Scrum de Scrums traditionnel, c’est-à-dire d’établir un plan d’action destiné à adresser les différents obstacles qui seront soulevés. L’équipe de Scrum de Scrums s’engage donc à faire tomber ces obstacles afin d’assurer l’avancement du projet.

On veut alimenter la transition Agile en créant de l’alignement et en adressant les obstacles. Du point de vue de la direction, ça permet donc de s’assurer que les équipes travaillent dans le même sens. Ça permet également à la direction d’avoir une tribune pour se mettre au service de leurs équipes, de les aider à retirer les bloquants et d’ainsi mettre en pratique leur nouveau rôle de gestionnaire Agile!

Quand utiliser cette pratique

• À l’intérieur d’un projet Agile;
• Afin de contribuer au succès d’une transition Agile organisationnelle.

Avec qui:

• Les intervenants d’un projet (peu importe le rôle, le niveau ou le titre);
• Les intervenants concernés par une transition Agile (peu importe le rôle, le niveau ou le titre).

Ressources