Utiliser les estimés pour confirmer un budget

Mise en situation:

  • J’ai un tout nouveau projet en démarrage;
  • L’équipe de réalisation est identifiée, le projet est découpé.

En tant que responsable du budget, je dois maintenant déterminer si j’ai tout le budget qu’il me faut pour me rendre à la fin. Je dois donc prédire l’avenir.

La seule certitude, c’est que l’avenir est incertain

Que mes items soient évalués en heures, en points, en taille de t-shirt ou en bananes, arrive un moment où il y a une extrapolation du temps calendrier en fonction de ces estimations.

Si je travaille en points, je chercherai donc combien de sprints je dois réaliser afin de compléter le projet. J’ai déjà l’information du coût par sprint, puisque j’ai déjà identifié l’équipe de réalisation.

Si je travaille en heures, je ferai un Gantt afin de valider mon hypothèse de travail par rapport à la date.

Je cherche donc une date de fin de réalisation potentielle. Je veux savoir quand j’aurai fini et si j’ai les moyens de me rendre à cette date. Pour ce faire, j’utilise ce qui est trop souvent la seule information disponible: l’estimation des items.

Mais quels sont les paramètres requis pour qu’un estimé soit utile à des fins de prévision?

  1. Les items peuvent être estimés (l’équipe a la connaissance nécessaire pour estimer);
  2. Le rythme de livraison est connu ou estimable;
  3. La relation entre l’effort estimé et le temps calendrier est stable;
  4. La taille des items et leur nombre ne changeront pas au fil du temps;
  5. Les délais dus à des dépendances sont stables et sont connus d’avance;
  6. Les délais dus à des circonstances indépendantes du travail à faire sont stables (vacances, absences, maladies, pannes électriques, départ d’employé, défaillance du matériel, etc.)

Dans un contexte de développement logiciel, à moins d’une analyse vraiment détaillée de chaque point et d’un processus de réalisation extrêmement rigoureux et en vase clos, seul le point 1 peut être validé (et encore). Même si certains écarts sont tolérables, il n’y a pas d’études permettant de déterminer le niveau d’écart qu’une simple contingence peut accommoder.

Ce qu’il est important de réaliser, c’est que seul le point 1 est relatif à l’estimé des items. Les autres points sont relatifs à l’environnement. C’est donc à dire que même si l’estimé des items est parfait, il n’est pas suffisant pour prédire l’ampleur d’un projet.

On peut donc en déduire que comme ces 6 points ne sont pas dépendants du niveau de découpage (tâche, item, story, epic, projet), un responsable du budget aurait le même niveau de précision et de confiance (s’il possède l’expérience nécessaire sur des projets similaires) à évaluer selon son bon jugement si le budget est adéquat.

Je ne suis pas en train de dire que les estimés n’ont aucune utilité (#NoEstimate). C’est simplement que leur valeur diminue grandement si les points 2 à 6 ne sont pas validés et pris en compte lors des discussions et des prises de décision.

En fait, je pense qu’ils sont plus dommageables qu’utiles dans tout contexte où les participants à la discussion ne comprennent pas à quel point ils ont peu d’impact en comparaison avec l’écosystème de livraison. Aussi, il est plus que temps d’amasser un jeu de données pertinentes qui couvrent les points 2 à 6.

En attendant, si vous ne le faites pas déjà pour vos projets en cours, les données nécessaires en plus de l’estimé pour valider une prévision sont très peu énergivores à récolter. Il s’agit d’avoir l’information suivante pour chaque item:

  • Date de début du travail;
  • Date de fin du travail;
  • S’agit-il de travail planifié ou non-planifié? (Defect, Urgence, etc.)

Vous pouvez ensuite utiliser des outils comme ceux disponibles à https://facilite.actionableagile.com/

Comment fixer mon prix de vente ou mon allocation budgétaire?

Si vous n’avez pas une production stable et des données vous permettant de prévoir avec un bon niveau de certitude, certainement pas en fonction du coût de production anticipé.

Vous pourriez par exemple commencer par examiner la valeur du marché pour un service similaire.

Vous pourriez vous fier au coût réel de projets similaires réalisés par le passé pour extrapoler le prix du projet.

Vous pourriez aussi vous questionner sur combien d’argent vous êtes prêt à mettre pour atteindre l’objectif du projet.

Vous pourriez finalement stabiliser votre système et commencer dès maintenant à récolter des données pertinentes.

Pour ce faire, vous pouvez vous référer à notre démarche de mise en place ou faire appel à nos experts.

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