Préparation Express
L’esprit de la préparation express consiste à rassembler les joueurs clés durant de courtes périodes intensives et à rassembler les informations essentielles concernant la vision et les principales facettes du projet. Ces informations rassemblées seront de haut niveau, tout en étant pertinentes et suffisantes pour lancer les premiers ateliers et les premiers pas de la réalisation. C’est en démarrant tôt que la vision sera mise à l’épreuve et que l’organisation pourra rapidement livrer de la valeur.
La préparation express propose un exercice qui s’étale sur 1 à 3 semaines afin de lancer la réalisation d’un projet agile. Cette démarche est conçue dans le but de créer un fil conducteur énergisant entre l’idée et la réalisation.
Activités clés
- Tour d’horizon
- Ateliers de préparation supplémentaires au besoin (ex: atelier de rédaction de récits)
- Estimation et planification
Participants
L’équipe de préparation renferme les leaders et membres clés de l’équipe de réalisation. On invite également les contributeurs et gestionnaires de l’entourage immédiat du projet. Lors de cette phase, il faut viser 1 leader du côté affaires, 1 leader du côté TI et une équipe de préparation variant entre 5 et 12 personnes. Un groupe de 5 personnes risque de ne pas bien représenter l’ensemble de l’écosystème du projet. Un groupe de plus de 12 personnes sera difficile à coordonner lors d’activités pivots comme le Tour d’horizon.
Déroulement typique
Résultats attendus de la phase préparation
1. Canevas de la vision et cartographie des exigences
2. Résultats du tour d’horizon (Blitz d’atelier de 1-3 jours) :
- Premier jet – Architecture TI/Affaires (Utilisé durant le projet et légué à la continuité)
- Cas d’utilisation (scénarios affaires priorisés et inclus dans la portée)
- Risques et enjeux initiaux avec une proposition de mesures à prendre
- Première proposition d’arrimage avec contributeurs
3. Carnet de produit
4. Carnet estimé et plan de livraison
Tour d’horizon
Le Tour d’horizon est un bloc d’activités/ateliers qui s’étale sur 1 à 3 jours. Il s’agit d’un tour rapide des principales facettes du projet. Il se doit d’être rapide, itératif, incrémental et à haut niveau. Ce parcours se décline en plusieurs stations ayant chacune une courte liste d’objectifs clairs très ciblés. Les retours en arrière sont possibles et même souhaitables au fil des découvertes relatives au projet.
| Station / Atelier | Description | |
|---|---|---|
| 1 | Opportunité et Besoin |
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| 2 | Processus actuel |
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| 3 | Processus cible |
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| 4 | Scénarios affaires (épique) |
Note: les « Cas d’utilisation » classiques répondent plus ou moins bien à cette station, puisqu’ils n’ont pas besoin d’être bout en bout du processus pour être valides |
| 5 | Carnet affaires (épique) |
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| 6 | Vision de la solution TI & Affaires | Introduction du rôle TI dans le projet. Proposition de modèles de haut niveau qui répondent aux sentiers d’affaires et aux récits épiques. |
| 7 | Enjeux, risques et contributeurs |
Note: il est possible de remettre en question certains éléments des ateliers passés si de nouvelles informations le justifient |
| 8 | Résumé de la vision | Résumer les éléments principaux discutés dans les ateliers et produire un canevas de vision qui exprime les principaux objectifs, conditions de succès et jalons du projet |
| 9 | Carnet de préparation |
Note: Lorsque les objectifs de certaines stations ne sont pas atteints, il peut s’ajouter de nouveaux ateliers pour y travailler davantage |
| 10 | Conclusion/Rétroaction | Conclure le Tour d’horizon
Note: si le gestionnaire du projet n’était pas présent aux ateliers, l’inviter à la conclusion du tour d’horizon peut avoir un effet bénéfique quant à son adhésion au projet et à la solution. |
Conseils pratiques
Préparation en amont
Afin de tirer le maximum de cette période intensive, certains préparatifs peuvent s’avérer très payants.
- Les leaders de l’équipe de préparation peuvent faire un atelier en amont afin de s’assurer de choisir le type d’atelier par station
- Le leader Affaires doit préparer son explication de la situation actuelle de manière à en faire une synthèse à la fois courte et suffisante
- Préparer la salle un peu en avance afin de maximiser la durée passée en séance de travail
- Utiliser des fournitures de bonne qualité (il serait dommage de ramasser la moitié des post-it par terre à la fin de la journée…)
- Préparer et coller aux murs des post-it muraux et des affiches expliquant les résultats attendus de l’atelier
Gestion du temps
- Nommer dès le départ un gardien du temps
- Alerte sonore pour signaler la fin d’un bloc de temps
- Faire preuve de jugement et ajouter du temps si nécessaire (petits incréments, eux aussi avec alerte)
- Garder une trace de la “dette de temps” (retard)
- Réviser l’horaire avec les participants après chaque longue pause (exemple, après le retour du lunch)
Résultats des travaux
- Prendre des photos des affiches, schémas, etc. très régulièrement pendant les travaux
- Ne mettre au propre que si c’est absolument nécessaire ou si les photos sont difficilement lisibles
- Ne pas entretenir le document du résultat des travaux, cet artefact est une “photo” de ce qui a émergé, d’autres artefacts de projet joueront ce rôle
Exemple de règles de réunion
Excellence Agile 